Vyřizování e-mailů nám může zabrat každý den několik minut anebo taky hodin. Jednou z metod, jak redukovat čas při organizaci a posílání e-mailů, je systém „ne více než pěti vět“ – osobní hlídač, který nás nutí odpovídat pouze v pěti větách.
Systém „ne více než pět vět“
Psaní e-mailové odpovědi nám může zabrat i několik desítek minut. Nejsme totiž omezeni v počtu znaků, můžeme text formátovat, čili upravovat v barvách a zvýraznění, můžeme přikládat obrázkové a další přílohy. Z jednoho e-mailu můžeme vytvořit skutečné umění. To ale v 99% procentech není absolutně nutné, či je to dokonce nevhodné a neefektivní pro druhou stranu.
Vznikl proto systém, který nás má ochránit před tímto „čertem“.
Osobní hlídač
Systém „ne více než pět vět“ je osobní hlídač, který nás nutí odpovídat na e-mailové zprávy pouze v pěti větách.
Pět vět nás nutí shrnout naše myšlenky v jednu ucelenou pointu a zbytečně se nerozepisovat. Zkrátíme tak svůj čas psaním e-mailu a zároveň ušetříme čas protistraně předlouhým čtením.
Je to jednoduché, prostě napište jenom pět vět, ne více.
Patička e-mailu
Originálně přichází tato myšlenka z webu Pět vět. Proto, pokud cítíte potřebu např. vzhledem k možným důsledkům k vaší krátké odpovědi, můžete do patičky e-mailu zkopírovat.
Q: Why is this email five sentences or less?
Možná ještě efektivněji…
Existuje ještě radikálnější systém, a to systém čtyř vět, systém tří vět a konečně systém dvou vět e-mailové odpovědi.
E-mail a SMS
Jistě systém pouhých dvou vět nelze ve všech případech striktně dodržovat, nicméně stále platí stejná myšlenka. Pokud se nemusíte rozepisovat, pak zkracujte svoji odpověď. Je to podobné, jako kdybyste psali SMS zprávu. Jedna SMSka je omezena na 160 znaků, pokud chceme napsat více, pak už platíme za 2 SMS. To nás nutí psát stručně.
Naučte se psát stručné e-maily. Odpovídejte v ne více než pěti větách.
Aktualizováno
