Smlouva o vedení účetnictví: vzor, náležitosti a na co si dát pozor

Vedení účetnictví je jednou ze základních povinností mnoha podnikatelů a firem. Ať už využíváte služby externí účetní, účetní firmy nebo daňového poradce, bez dobře uzavřené smlouvy se vystavujete zbytečným rizikům. Smlouva o vedení účetnictví chrání obě strany – klienta i účetní – a jasně vymezuje odpovědnosti, rozsah služeb i podmínky spolupráce. V tomto článku se dozvíte, kdy a proč je dobré takovou smlouvu uzavřít, co musí obsahovat, na co si dát pozor a kdy je vhodné obrátit se na odborníka. Přidáváme také praktické tipy a přehled nejčastějších chyb, kterým je dobré se vyhnout.

Proč je smlouva o vedení účetnictví důležitá

Mnoho podnikatelů považuje spolupráci s účetní za samozřejmost, ale podceňují její právní rámec. Domluva „na dobré slovo“ nemusí stačit – zvláště když dojde ke sporu, pochybení nebo kontrole z finančního úřadu.

Dobře sepsaná smlouva chrání:

• podnikatele – aby měl jistotu, co mu účetní zajišťuje a za co odpovídá,
• účetní – aby měla vymezený rozsah služeb, odpovědnost a nebyla vystavena nepřiměřeným požadavkům.

Smlouva také zajišťuje, že obě strany chápou své povinnosti a práva, a předchází nedorozuměním při fakturaci, termínech nebo komunikaci s úřady.

Kdy se uzavírá smlouva o vedení účetnictví

Smlouvu o vedení účetnictví obvykle uzavírají subjekty, které mají ze zákona povinnost vést účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Tato povinnost se týká především právnických osob, jako jsou společnosti s ručením omezeným (s.r.o.), akciové společnosti (a.s.), dále pak některé neziskové organizace, příspěvkové organizace nebo podnikatelé, kteří překročí zákonem stanovené obratové limity nebo se pro vedení účetnictví rozhodnou dobrovolně.

Na rozdíl od daňové evidence, kterou si vedou převážně živnostníci a OSVČ s jednodušší strukturou příjmů a výdajů, účetnictví je komplexnější a přísněji regulovaný systém evidence. Sleduje nejen výnosy a náklady, ale i majetek, závazky, pohledávky, časové rozlišení a další položky. Vyžaduje přesné účtování, dodržování účetních standardů a často i přípravu výkazů pro finanční úřad, banky nebo investory.

Z tohoto důvodu je vedení účetnictví zpravidla svěřeno odborníkům – účetním, účetním firmám nebo daňovým poradcům – a spolupráce by vždy měla být upravena jasnou, písemnou smlouvou. Ta určuje nejen rozsah služeb, ale i odpovědnosti obou stran a ochranu důvěrných informací.

Kdo může účetnictví vést

Účetnictví může vést:

• interní účetní (zaměstnanec firmy),
• externí účetní (na základě smlouvy),
• účetní firma,
• daňový poradce.

Ve všech případech by měla být spolupráce založená na písemné smlouvě.

Také OSVČ a malé s.r.o. potřebují účetní ochranu

Mnoho malých podnikatelů, zejména OSVČ nebo vlastníků malých s.r.o., spolupracuje s tzv. „paní účetní“ či účetní online, tedy externí účetní, která jim pravidelně – často jednou měsíčně – přebírá účetní doklady. Tato spolupráce je zpravidla neformální, založená na dlouhodobé důvěře a osobní domluvě. I když může fungovat bez problémů, z právního a praktického hlediska je vždy vhodné mít uzavřenou písemnou smlouvu.

Smlouva o vedení účetnictví totiž předchází nedorozuměním v klíčových oblastech:

• Rozsah služeb: Zda účetní zpracovává pouze účetnictví, nebo také DPH, kontrolní hlášení, mzdy, přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovny, nebo dokonce daňové přiznání.
• Odpovědnost: Kdo nese odpovědnost za případné chyby v účetnictví, opožděné podání nebo pokuty – účetní, nebo podnikatel?
• Mlčenlivost: Účetní přichází do styku s citlivými daty o podnikání, zaměstnancích i financích. Ve smlouvě by měla být sjednána povinnost mlčenlivosti.
• Předávání podkladů: Jak a kdy se budou předávat doklady – fyzicky, elektronicky, e-mailem, přes úložiště? Co se stane, pokud podnikatel nedodá doklady včas?

Bez jasné dohody může dojít k tomu, že podnikatel očekává „kompletní servis“, zatímco účetní zpracovává pouze to, co jí přijde do ruky – bez kontroly, zda něco nechybí. Ve chvíli, kdy vznikne chyba, může být obtížné určit, kdo za ni nese odpovědnost.

Právě proto je i u zdánlivě jednoduché spolupráce rozumné mít dobře sepsanou smlouvu o vedení účetnictví, která nastaví očekávání a pravidla pro obě strany. Pomáhá to předejít nejen konfliktům, ale také zajišťuje profesionální a transparentní vztah.

Co by měla obsahovat smlouva o vedení účetnictví

Smlouva o vedení účetnictví není jen formalita. Jde o zásadní dokument, který upravuje vztah mezi účetním a podnikatelem. Aby plnila svou funkci, měla by být srozumitelná, konkrétní a právně vyvážená. Následující prvky by v ní rozhodně neměly chybět – a každý z nich může v praxi ušetřit čas, peníze i případné spory.

Identifikace smluvních stran

Hned v úvodu smlouvy je nutné jasně uvést, kdo je poskytovatel služby (tedy účetní nebo účetní firma) a kdo je klient (podnikatel nebo společnost). Identifikace musí být úplná – tedy jméno a příjmení nebo název firmy, adresa sídla, IČO a případně i DIČ. U právnických osob (např. s.r.o.) by měl být uveden zástupce oprávněný za společnost jednat, typicky jednatel. Tento bod je klíčový i z hlediska právní vymahatelnosti – smlouva bez přesného určení stran může být zpochybněna nebo neplatná.

Předmět smlouvy

Jedním z nejdůležitějších prvků smlouvy je přesný popis poskytovaných služeb. Nestačí napsat jen „vedení účetnictví“. Je třeba vyjmenovat konkrétní činnosti, které bude účetní vykonávat. Popis poskytovaných služeb – např. vedení účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb., zpracování účetních závěrek, DPH, kontrolního hlášení, účtování dokladů, zastupování u kontrol apod.

Patří sem například:

• průběžné účtování dokladů,
• zpracování účetních závěrek,
• podávání přiznání k DPH, kontrolního hlášení a souhrnného hlášení,
• vedení pokladny, banky, majetku,
• zpracování účetních výkazů,
• spolupráce při daňové kontrole nebo kontrole z ČSSZ a zdravotních pojišťoven,
• archivace a evidence dokladů.

Z praxe: pokud není ve smlouvě výslovně uvedeno, že účetní zpracovává například mzdovou agendu, přehledy pro pojišťovny nebo daňová přiznání fyzických osob, pak tyto služby nejsou automaticky součástí spolupráce. Vše, co požadujete, je nutné výslovně uvést.

Povinnosti obou stran

Smlouva o vedení účetnictví by měla jasně vymezit povinnosti účetní i povinnosti klienta.

Účetní se zpravidla zavazuje:

1. vést účetnictví v souladu s platnými právními předpisy (zejména zákon o účetnictví, zákon o DPH, zákon o daních z příjmů apod.),
2. dodržovat termíny podání přiznání a výkazů,
3. zachovávat mlčenlivost o všech informacích získaných v souvislosti s vedením účetnictví.

Klient se obvykle zavazuje:

1. předávat včas veškeré účetní doklady (v dohodnutém termínu, formátu a úplnosti),
2. informovat účetní o všech skutečnostech, které mohou mít vliv na správné vedení účetnictví (např. nové provozovny, zaměstnanci, změny v bankovních účtech),
3. nést odpovědnost za pravdivost a správnost předaných informací.

Správné nastavení povinností je základem hladké spolupráce – chrání účetní před nepřesnými nebo opožděnými podklady a klienta před nedostatečným servisem.

Cena a platební podmínky

Sjednejte pevnou cenu, hodinovou sazbu nebo cenový rozsah. Měla by být uvedena frekvence fakturace a splatnost.

V každé smlouvě by mělo být transparentně stanoveno jak se služba účtuje. Obvyklé možnosti:

• pevně stanovená měsíční cena (např. 3 000 Kč/měsíc),
• hodinová sazba (např. 600 Kč/hod, často využíváno u nepravidelné spolupráce),
• cenové rozpětí dle rozsahu (např. „od 2 500 do 5 000 Kč/měsíc podle množství dokladů“).

Součástí smlouvy by měly být i informace o:

• fakturačním období (např. měsíčně, čtvrtletně),
• splatnosti faktur (např. 14 dní),
• sankcích za pozdní úhradu.

Doporučuje se uvést i způsob fakturace (elektronicky/poštou) a možnost navýšení ceny v případě významného nárůstu objemu práce.

Odpovědnost a náhrada škody

V této části by mělo být uvedeno, kdo odpovídá za případné chyby v účetnictví nebo při podání přiznání.

Účetní zpravidla odpovídá pouze za práci, kterou provedla na základě úplných a pravdivých informací. Pokud klient dodal neúplné nebo opožděné podklady, nese odpovědnost on.

Do smlouvy lze také vložit ustanovení o:

• výši maximální možné škody, kterou může účetní nahradit (např. „do výše měsíční odměny“),
• povinnosti mít profesní pojištění odpovědnosti.

Tato ustanovení chrání obě strany – podnikatel má jistotu, že účetní za svou práci ručí, a účetní se neocitne v neřešitelné situaci kvůli chybě třetí strany.

Mlčenlivost a ochrana dat

Účetní často pracuje s citlivými údaji – nejen finančními, ale i osobními údaji zaměstnanců, zákazníků nebo dodavatelů. Smlouva by proto měla obsahovat:

• závazek mlčenlivosti po celou dobu spolupráce i po jejím ukončení,
• způsob nakládání s osobními údaji (v souladu s GDPR),
• pravidla pro uchovávání a zabezpečení účetních dokladů.

Zvláštní pozornost si zaslouží situace, kdy účetní využívá cloudové systémy, online účetnictví nebo posílá doklady e-mailem. V těchto případech by měla být dohoda o ochraně dat co nejpřesnější.

Ukončení smlouvy a výpovědní lhůta

Každá smlouva by měla počítat i s koncem spolupráce. Obvyklé a doporučené ustanovení je:

• výpovědní doba 1 měsíc,
• písemná forma výpovědi,
• dohoda o předání rozpracované dokumentace a výkazů.

Některé smlouvy také obsahují tzv. přechodné období, během kterého se účetní zavazuje na určitou podporu, i když spolupráce formálně skončí. Důležité je také dohodnout, zda bude za závěrečné práce (např. účetní závěrka) účtován zvláštní poplatek.

Forma a způsob předávání dokladů

Způsob komunikace a předávání dokladů by měl být ve smlouvě jasně určen, aby nedocházelo ke zpožděním nebo ztrátám.

Možnosti:

• osobní předání fyzických dokladů (např. každý měsíc v obálce),
• elektronické předávání (e-mailem, přes účetní software, sdílené složky, cloud),
• využití specializovaných nástrojů (např. iDoklad, Pohoda, Money S3, Fakturoid).

Smlouva by měla obsahovat i lhůty pro předávání (např. „nejpozději do 5. dne následujícího měsíce“) a doporučení formátu dokladů (PDF, sken, originál).

Nejčastější chyby ve smlouvách o vedení účetnictví

Nejasný rozsah služeb

Pokud smlouva jen obecně uvádí „vedení účetnictví“, může dojít ke sporu o tom, co je součástí a co ne – například mzdy, daňová přiznání nebo závěrka. Vždy specifikujte rozsah co nejpřesněji.

Absence odpovědnosti klienta

Bez ujednání o odpovědnosti klienta za poskytnuté doklady může účetní nést zbytečná rizika. Je nutné stanovit, že za správnost a úplnost podkladů odpovídá klient.

Chybějící ujednání o ukončení spolupráce

Bez výpovědní doby může jedna strana spolupráci ukončit náhle, což může způsobit vážné problémy, zvláště v období účetních závěrek nebo daňových přiznání.

Slabá ochrana dat

Zejména při elektronickém sdílení dokladů by měla smlouva řešit způsob zabezpečení a úložiště, případně GDPR povinnosti.

Kdy se obrátit na daňového poradce nebo právníka

Některé situace vyžadují odbornější nastavení smluvního vztahu, například:

• máte komplikovanou účetní situaci (více firem, zahraniční příjmy),
• řešíte zpětné doplnění účetnictví za více let,
• potřebujete zastupování před finančním úřadem.

V takovém případě se vyplatí investovat do porady s daňovým poradcem nebo právníkem.

Shrnutí a doporučení

Smlouva o vedení účetnictví je klíčovým dokumentem, který chrání obě strany spolupráce – podnikatele i účetní. Jasně nastavuje pravidla, odpovědnost, cenu i komunikaci.

Doporučení na závěr:

• Vždy uzavírejte smlouvu písemně, i když spolupracujete s někým, koho znáte.
• Podrobně definujte rozsah služeb a odpovědnosti.
• Nastavte férovou výpovědní dobu a přehledné předávání podkladů.
• Nezapomeňte na mlčenlivost a ochranu osobních údajů.
• Pokud si nejste jistí, nechte si smlouvu zkontrolovat právníkem.

Dobře napsaná smlouva předejde mnoha zbytečným sporům a posílí důvěru mezi účetním a klientem – a právě to je základ každé dlouhodobé spolupráce.