Jak mi Paretovo pravidlo 80/20 pomáhá k delegaci a eliminaci činností

Představ si, že by Ti někdo nabídl možnost, jak být v práci efektivnější. Pokud jsi na volné noze, freelancer nebo podnikatel poměr stráveného času a odvedené práce, která vygeneruje zisk, je pro Tebe zásadní parametr. Pravděpodobně jsi už slyšel Paretovo pravidlo, známé také jako pravidlo 80/20. Kromě toho, že v tomto článku najdeš blíže rozepsaný tento Paretův princip 80 na 20, jak vlastně funguje, přibližně 80% článku (přepočteno na znaky) se věnuje praktickým ukázkám a bude Tě směřovat k uplatnění tohoto know-how ve Tvém vlastním byznysu.

Nemusíš číst všechno, klidně přeskoč pár odstavců a zakotvi u těch nadpisů, které Tě zaujmou. Vždyť já vím, že pouze 20% čtenářů zde stráví 80% času, tj. článek přečtou celý a pak ještě vyrolují nahoru, článek si uloží nebo budou sdílet. 🙂

Paretovo pravidlo přichází z Itálie

Všechno to začalo na počátku 20. století, kdy italský ekonom Vilfredo Pareto, publikoval svoji formuli, totiž, že 80% veškerého bohatství své rodné země se nachází v rukou pouhých 20% populace.

Vzájemný poměr by nebyl až tolik zajímavý, kdyby se omezoval pouze na bohatství národů. Aplikace Paretova pravidla 80 na 20 neplatí jen pro sféru ekonomie, ale byla ověřena na mnohých lidských činnostech s pozitivním výsledkem.

Často se Paretovo pravidlo nazývá také jako Paretův zákon či zákon 80/20 anebo princip 80/20. Jedná se o myšlenku založenou na stejných základech.

Co je to pravidlo 80 na 20

Jednoduše řečeno, pravidlo 80 na 20 znamená, že pouhých 20% vstupů generuje 80% výstupů. To jinými slovy také znamená, že 80% vstupů generuje 20% výstupů.

Jedná o zajímavou souvztažnost, kterou lze skutečně aplikovat na cokoli.

• 80% důsledků je výsledkem 20% příčin
• 80% výsledků je produktem 20% vynaloženého úsilí a času
• 20% činností, které v práci děláte, vám přináší 80% zisku
• 80% činností, které v práci děláte, vám přináší 20% zisku
• 80% vašich zákazníků vám přináší 20% zisku
• 20% vašich zákazníků vám přináší 80% zisku

Distribuce není rovnoměrná

Co to znamená, pokud řekneme, že nic není na světě distribuováno rovnoměrně?

Totiž, že každý nedostane stejně. A každá činnost není ohodnocena stejně – nepřinese stejný výsledek.

Z pohledu filozofie, je klíčovým bodem okamžik, kdy si uvědomíme, že každá jednotka práce či času neprodukuje identickou hodnotu (práce, času,…).

V ideálním světě, by každý pracovník produkoval stejné množství práce. Bylo-li by spolehnutí na tento rovnoměrný systém a plánování by skutečně bylo výjimečně snadné. V našem světě však existuje nerovnováha.

Tento nerovnovážný stav byl experimentálně ověřen a definována právě v poměru 80/20. Proto mluvíme o Paretovu pravidlu 80 na 20 jako o principu, který lze vztáhnout téměř na všechny lidské činnosti. Samozřejmě, že se vždy nejedná o poměr 80:20, stejně dobře může jít o poměr 90:10 či 70:30, atd.

Nejdůležitější myšlenka spočívá v plném uvědomění si, že distribuce není rovnoměrná a poměr investované práce a získaných výsledků není 1:1.

Proč je to tak důležité

Paretův princip nám pomáhá uvědomit si, že většina výstupu pochází z minima vstupů.

To znamená následující:

• 20% zaměstnanců produkuje 80% hodnoty
• 20% zákazníků generuje 80% zisku

Ve chvíli, kdy budeme chtít pracovat efektivněji na základě těchto informací, máme výbornou startovací pozici. Naším novým cílem by tedy mělo být jednoznačně zaměřit se na 20% činností, které nám generují 80% výdělku. Stejně tak to znamená, že bychom měli věnovat nejvíce 20% klientům, kteří nám nosí 80% zisk!

Dává to smysl?

Praktický příklad z podnikatelské praxe

Pokud jste na volné noze nebo podnikáte a spolupracujete s externisty, pravděpodobně jste už zjistili, že přibližně 20% z nich vám doručují 80% z celkově delegované práce.

V mém případě to mohu demonstrovat na spolupráci s copywritery. Méně než třetina z nich, se kterými spolupracuji dodává 90% obsahu, který celkově zadávám pro celou skupinu externích copywriterů.

Ze statistik se nechá vyčíst, že je to cca 20% zákazníků, kteří si stěžují a reklamují zboží, jsou neodbytní, apod. a podnikatele to stojí 80% nákladů. Na zbylých 80% reklamujících a stežujících si klientů postačí 20% badget.

Paretovo pravidlo každodenního života

Pravidlo 80 na 20 prostupuje nejen podnikatelským životem, ale i životem každého z nás.

Tak např. statistiky pojišťoven dokládají že cca 20% řidičů opakovaně způsobuje dopravní havárie, zatímco 80% z nich ještě ani jednou nepožádali o vyplacení pojistného.

WhatsApp, Facebook, Messenger, Instagram,…

Ta schválně, mrkněte se na svůj adresář v telefonu a pak si otevřete WhatsApp konverzace. S kolika procenty lidí jste v nejčastějším kontaktu. Pravděpodobně se bude jednat o třetinu či ještě méně. Pro některé to bude pouze 10% kontaktů, se kterými tráví čas v online konverzacích, zatímco mu tito jedinci přináší 90% radostných chvil a spokojenosti.

O přátelství na Facebooku existuje mnoho studií. S kolika z facebookových přátel (procentně vyjádřeno) trávíte nejvíce času? Možná se i tady dostanete na poměr 80/20, možná dokonce na 95/5.

Kolik instagramových účtu sledujete a kolika se aktivně věnujete, že dáváte nejen Like, ale píšete komentáře, posíláte uživateli zprávu, poděkování či se ho na něco zeptáte? Z těch 80% Like (označení Líbí se mi), které jste na Instagram dali, tak pravděpodobně jen 20% (upřímně si myslím, že mnohem méně) jste navázali dlouhodobé vzájemné sledování (dá se hovořit o instagram přátelství?).

Jak Ti může Vilfredo Pareto pomoci?

Stěžejní otázky, na které byste se měli soustředit jsou:

• Kterých 20% příčin je zdrojem 80% mých problémů a nespokojenosti?
• Kterých 20% příčin je zdrojem 80% výstupů, o něž usiluji, a tedy mé spokojenosti?

Hlavně nepodléhejte iluzi, že vše děláte dobře. Nic a nikoho nevynechejte. Pravda často bolí. Jsou to emocionálně obtížná rozhodnutí a budete pravděpodobně strávit nějaký čas to vstřebat. Cílem je odhalit nevýkonné činnosti a eliminovat je. Tím dáte průchod svým přednostem a zdvojnásobíte je.

Eliminace nebo delegace

Paretovo pravidlo mě osobně velmi pomáhá v tom, abych své činnosti buď absolutně okleštil anebo některé části delegoval. Je to výborná pomůcka, která mě nutí držet pozornost – maximální focus ke core byznysu.

Hned vysvětlím a uvedu příklady.

Trackuju si svůj čas strávený prací v aplikaci Toggl. Rozděluji na projekty a ke každému časovému bloku píšu konkrétní činnosti. Na konci měsíce si zobrazím report a hodnotím, na kterých projektech jsem strávil nejvíce času a zároveň mám před sebou čísla, které projekty vydělaly nejvíce peněz.

Samozřejmě nelze hodnotit na měsíční bázi, mnoho projektů je rozjetých tak, že vyžadují více pozornosti a jejich cílem je vydělávat v dlouhodobém horizontu času. Nicméně strávit 1-2 hodiny času měsíčně hodnocením a promýšlením, zda konkrétní projekty a konkrétní činnosti vedou ke kýženým finančním cílům považuji za podnikatelskou nutnost.

Sebereflexe vlastní činnosti je podceňovaná

Mě osobně to velmi pomáhá ujasnit si, co funguje a nefunguje. Sebereflexe svých vlastních činností je podceňovaná. Jako bychom se raději učili z chyb druhých (když čteme knihy, články, posloucháme výpovědi osob). Ale proč nechceme namísto toho studovat více sebe sama a vlastní činnosti a myšlení?

Takto mohu zjistit, že 50% příjmu mi generuje prodej díky newsletterům, dalších 30% příjmu mi generuje příjem díky webu. Pozornost bych tak měl věnovat newsletterům a třeba zvýšit rozesílku z 2x měsíčně na 4x měsíčně. Musím dávat pozor, abych přihlášené zase neotrávil častými e-maily, aby obsah měl hodnotu, atd. Nicméně nutí mě to věnovat pozornost tomu, co funguje a zbytečně netestovat neznámé. PPC reklamu jsem nikdy nedělal, takže mi generuje 0%, tj. když už bych se kdy rozhodl, pak tuto činnost budu delegovat a nebudu s ní trávit osobní čas.

Čísla jsou smyšlené, stejně jako poměry, jsou uvedené na ukázku.

Když nevíme, kam dál, věnujeme se hloupostem

Dříve jsem trávil několik desítek hodin ladění webu a maličkostí, které ve finále neměly velký efekt. Proto také začínám weby a stavím první kroky na obsahu, tak jak je vidět na JakDoAustralie.cz. Takto dříve vypadal web JakDoKanady.cz, na něm jsme změnily šablonu a upravily celou řadu landing pages. Ale to až poté, co web měl pravidelné čtenáře a komunitu. U těchto webů je hlavní obsah, grafika jde až poté (zejména nesmí kazit uživatelskou přívětivost).

Paradoxně až mnoho začínajících podnikatelů se snaží odladit web k nejmenším detailům s argumenty na důvěryhodnost, renomé, značku, atd. Přemýšlejí týdny a týdny nad názvem domény, namísto aby tento čas věnovali struktuře webu a marketingovému směřování.

To už jsem trochu od Paretova pravidla uskočil dále. Tak zpátky a ještě jeden příklad.

50% návštěvnosti za 14 hodin práce

Když jsem zjistil, že jsem jedním anglickým článkem publikovaným na blogové platformě Medium dokázal vytvořit stejnou návštěvnost jako na tomto webu, který funguje od roku 2014, je to jednoznačný signál k tomu, abych se více věnoval tvorbě a kreativě pro anglicky mluvící trh než ten český. Z nuly jsem udělal 50% s časovým úsilým tvorby článku 14 hodin, zatímco 50% návštěvnosti sbírám tímto webem, kde jsem strávil tisíce hodin (doslova čtyřmístné číslo, skutečně).

Cítíš tu (ne)efektivitu také?

Není divu, že doporučuji mnohým (pokud to jen trochu dává smysl), aby skočili na anglicky mluvící trh a zbytečně se nesvazovali na českém písečku. Sociální média, YouTube videa, grafika, to jsou obory jako stvořené pro to, aby člověk vydělával dolary nebo eura.

A ještě jeden příklad.

Kolik trávíš času nad e-maily? Je to efektivní?

Pokud mi denně chodí 20 e-mailů a já jimi trávím 1 hodinu denně, vede mě to k zamyšlení. Je to dobře strávený čas? Pomáhám někomu? Je to časově a finančně efektivní? Má to dlouhodobý smysl? Tvoří to hodnotu?

Tyto otázky mi pomohou zjistit, zda např. není možné najít odpověď na mém webu, možná je špatně dohledatelná. Pokud přijde 10  e-mailů se stejnou otázkou, vytvořím článek, který bude téma sumarizovat. Pro příště jen mohu poslat odkaz. Šetřím čas a pomáhám najít odpovědi napřímo. Někdy přijde otázka, která souvisí s mým již uveřejněným článkem, a tak ho aktualizuji o odstavec, který se věnuje tomuto novému tématu.

Někdy jsou čtenáři opravdu líní, a proto jsme museli dát na Kontaktní stránku projektu JakDoKanady výzvu, aby lidé nejprve strávili 10 minut čtením a až poté nám napsali. Nebudeme přece trávit 1 hodinu denně odpovídáním na e-maily, které jsou obsahem totožné jako webové stránky, vždyť to nedává smysl (ani žádnou novou hodnotu). Možná trochu punkové rozhodnutí, ale díky záplavě e-mailů jsme nemohli včas odpovídat lidem, kteří to opravdu potřebovali (český tým, který letěl do Kanady na závody se psím spřežením). Naštěstí to zafungovalo.

A nyní skutenčně poslední příklad.

Nic nevymýšlej, čísla ti řeknou

Stačila několikaměsíční statistika, abych zjistil, že v projektu TvojeTricko.cz chodí 85% objednávek na dámská trička. Nový obsah, který budu tvořit, tak znamená především to, že články, SEO, linkbuilding, social bude směřovat na dámské publikum. Nebudu se zbytečně snažit dokázat, že kupuje jiná cílová skupina také, naopak budu se soustředit na aktuální výsledky, které říkají, že kupují dámské oblečení s potiskem. Lepší zaměření činnosti, lepší výsledky.

Deleguj, co žere nejvíce času a nepřináší peníze anebo to, co neděláš rád

Na přelomu roku 2016 a 2017 jsem měl velké dilema a neustále jsem kalkuloval, zda by pro mě bylo lepší stát osobou identifikovanou k DPH, jak provést všechny ty úřední a byrokratické úkony. Vystudovaná právnická fakulta mi trochu pomohla v tom, že jsem se orientoval a měl představu. Přesto tu byla celá řada specifik, která jsem nejen, že nevymyslel, ale ani nebyl schopný dohledat a nikde vyčíst. Rozhodl jsem se sáhnout po odborné pomoci a vše zkonzultovat.

Strávil jsem desítky hodin studiem něčeho, čemu jsem pořádně nerozuměl a stejně jsem nakonec skončil tím, že jsem si zaplatil účetní. Ale mohl jsem kalkulovat dál po svém a plácat se dál na svém písečku. Jsem rád, že jsem konečně vyřešil tuto oblast, celou tuhle záležitost osoby identifikované k dani DPH jsem delegoval. A protože musím každý měsíc posílat „papíry“ na úřady, nebylo to nejjednodušší vykomunikovat, když jsem většinu roku mimo ČR. Ale povedlo se.

Mám za to, že delegace je o tom, posunout činnost, kterou neumíme nebo nám nepřináší kýžený efekt na někoho jiného, kdo ji bude dělat více efektivně. Kdybych si dělal tyto účetní záležitosti sám, stálo by mě to několik hodin měsíčně a navíc bych si nebyl jistý, že to dělám dobře (pokuta od finančního úřadu?). Nyní je činnost delegovaná, dělá ji odborník a já spím klidně.

Úvahy delegace naráží také na princip toho, že bychom měli dělat to, v čem jsme dobří. Co je core naší činnosti, v čem jsme nenahraditelní, kde máme talent? A ideálně to protnout s tím, co máme rádi. Této činnosti se věnujme, nikoli těm vedlejším. Ty bychom měli delegovat (anebo eliminovat).

Já se aktivně věnuji obsahovému affiliate marketingu a blogování s prodejem vlastních produktů a služeb. Je zřejmé, že psaní a tvorba contentu je činnost, která je samým jádrem. Baví mě a rozhodně ji nebudu delegovat – v případě tohoto blogu. Jde o mé vlastní zkušenosti, reporting, autenticitu – na tom stavím brand, reputaci a věrné čtenáře.

Web JakDoKanady jsme vytvořili podobně, ale už v Kanadě nejsme. Protože chceme zachovávat autenticitu a jsme toho názoru, že nejlepší reporty a pohled na Kanadu mají ti, co jsou v Kanadě, tak spolupracujeme s dalšími Čechy, kteří tvoří obsah webu, přidávají blogové články. Raději tyto lidi budu učit psát než abych neustále kontroloval profi copywritery o obsahu Kanady. Kde by asi ty informace brali o Kanadě než z internetu a knižních průvodců? A kde se tvoří v takovém případě přidaná hodnota? Nikde! Ta vznikne daleko snáze od někoho, kdo v Kanadě byl a nyní povídá o tom, co tam dělal a jak se cítil.

Je zřejmý ten rozdíl tvorby a delegace?

Naopak účetnictví mohu s klidnou duší delegovat. Stejně tak grafiku, když bych chtěl tvořit nějaké pěkné úvodní obrázky. Mohu mít někoho na linkbuilding, tvorbu videí. Social je na pováženou, mohou být různé přístupy.

Chci tím říct, že si musíš sám ujasnit, kterým činnostem se chceš a je efektivní se věnovat a současně, které delegovat či eliminovat. Pomoc Ti může i koncept 4 hodinového pracovního týdne od Tima Ferrisse, přečti si recenzi knihy.

Efektivita s paretovým pravidlem, delegací a eliminací

Doufám, že jsem Ti dnes předal pár myšlenek, které usměrní Tvoji další činnost. Paretovo pravidlo mám osobně velmi rád a distribuce činnosti a výsledku v poměru 80 na 20 je sakra zajímavá. Přestože to tak úplně nemusí ve všem platit, důležité je připuštění si, že stejné činnosti negenergují rovnoměrné výsledky. A současně uvědomění si, že vše nedělám maximálně efektivně a je tu prostor ke zlepšení. Já Paretův princip využívám především k následné rozdělení činnosti, které se aktivněji věnovat, kterou delegovat a které úplně eliminovat.