Pomodoro technika: Efektivní práce za 25 minut

Prokrastinace. Zná to každý a ve většině případů nám nepomáhá. Je to žrout času, ale především nám nedovoluje dělat to, co máme za úkol anebo to neděláme pořádně. Naštěstí existuje řešení, které pomohlo už mnohým – a jmenuje se pomodoro technika. Jedná se o metodu, díky které dovedeme lépe plánovat, koncentrovat se na práci, jsme efektivnější, dostáváme se do flow, uděláme práci včas a ještě k tomu v duševní pohodě.

To zní na jednu stranu až moc hezky, aby to mohla být pravda. Pomodoro technika není zázračná a nepomůže každému. Vyžaduje disciplínu a ochotu experimentovat.

Možná jste o pomodoro technice už slyšeli a možná jste ji i vyzkoušeli. Pokud stále hledáte možnosti, jak efektivněji pracovat a zvládat úkoly, pak zkuste tento experiment ještě jednou. Z výpovědi mnohých zaměstnanců, freelancerů i podnikatelů je to způsob, díky kterému zvládnete nejen více práce, ale získáte i více času. Pomodoro bývá zařazováno mezi techniky life-hackingu.

Co je pomodoro technika

Pomodoro technika je druh metody organizace času, která pomáhá v plánování, koncentraci i efektivitě práce. Díky ní získáme navíc pocit kontroly nad časem i samotnými úkoly. 

Technika vynalezená Francescem Cirillem využívá 25 minutové časové bloky oddělenými krátkými pauzami. Cílem je snížit negativní vliv vnitřních i vnějších rušivých elementů. Střídáním pracovních pomodor s pauzami je dosahováno maximální duševní čilosti. Lépe se soustředíme, ponoříme se do práce, nenecháme se rušit a zároveň efektivně směřujeme k dokončení úkolu, protože máme časový limit.

Jednotlivé časové úseky jsou nazývány pomodora, a to podle italského slovo pomodoro (rajče). Vynálezce Francesco Cirillo totiž používal na vysoké škole kuchyňský časovač ve tvaru rajče.

Zakladatel Francesco Cirillo

Francesco Cirillo, https://francescocirillo.com/pages/francesco-cirillo

Jistý student Francesco Cirillo na konci osmdesátých let přišel při vlastním učení na metodu, díky které je člověk schopný efektivněji pracovat se svým časem a tak zároveň podávat lepší výsledky.

Francesco Cirillo studoval v 90.letech univerzitu obor byznys na Guido Carli International University v italském Římě. Během studií objevoval sílu pevně stanovených časových úseků a různou míru produktivity. Obtížně se soustředil, a proto zpočátku zkoušel 10 minutové úseky s následnými pauzami.

Během svého experimentování došel k závěru, že 25 minutové časové úseky jsou v rámci produktivity nejefektivnější. Toto poznání si ověřil nejen při studiích, ale také při zaměstnání v evropské bance, kde pracoval jako softwarový developer.

25 minutové úseky jsou nejlepší, protože dovolují maximalizovat pracovní úsilí a zároveň minimalizují možnosti vyrušení.

Od roku 2010 pomáhá společnostem, start-upům i jednotlivcům s výukou a aplikací pomodoro techniky.

Francesco Cirillo vlastní konzultační společnost Cirillo Consulting se sídlem v Berlíně.

Kuchyňská minutka

Pomůcka, která vás bude provázet touto metodou, je prostá a najde se skutečně v každé domácnosti – kuchyňská minutka. Mladý Francesco Cirillo si pomáhal minutkou ve tvaru rajčete již na univerzitě a odtud tedy pochází i název celé metody (pomodoro – italsky rajče).

V dnešní době samozřejmě existuje hned několik aplikací a webových stránek, kde je možné nastavit si konkrétní odpočet časových úseků, tak jak každý potřebuje.

Na druhou stranu, pro někoho otravné tikání mechanického časovače stimuluje mozková centra k vyšší vůli pro dokončení úkolu. Proto se i sám autor a zastánci techniky naklánějí k používání klasické kuchyňské minutky než ke naklikání odpočítávání času v telefonu či počítači. Navíc mechanické tikání kuchyňských minutek jde často vypnout, pokud by to někoho dráždilo.

Pomodoro technika online

Pokud nemáte kuchyňskou minutku anebo nechcete používat budík na telefonu či aplikace (iOS, Android), můžete využít webové stránky, které byly vytvořeny pro účely pomodoro techniky.

• Tomato-Timer.com (základní, bez designu)
• TomatoTimers.com (designový, zábavný, více funkcí, také jako aplikace do telefonu)
• Pomofocus.io (čistý design, základní funkce, todo list)

Postup a principy pomodoro techniky

1. Hned na začátku je důležité, určit úkol, který chceme splnit. Dalším krokem k úspěchu je umět se na chvíli odpoutat od rozptýlení (telefon, televize, sociální sítě) a naplno se věnovat činnosti.
2. Nastavme si minutku. Tradičně se používá 25 minut, ale samozřejmě to není pravidlem, pro začátek není špatné vyzkoušet i kratší interval. Může být těžké soustředit se delší dobu na 100% a člověk se i rychleji unaví.
3. Pracujeme na úkolu, dokud časovač běží. Pokud nás během práce vyruší nějaká myšlenka, která s úkolem nesouvisí, zapíšeme ji vedle na papír a hned se zase věnujeme naši práci.
4. Po zazvonění časovače si na papír s myšlenkami uděláme značku pro oddělení jednoho cyklu.
5. Jestliže máme na papíru ihned proveditelné úkoly nebo myšlenky, nad kterými je vhodné se zamyslet, dáme se do toho, ale naše pauza trvá jen 5 minut. Pokud by se protáhla například na 15 minut, tak celá technika ztrácí smysl. Poté se opět vracíme na začátek a pracujeme dalších 25 minut.
6. Po čtyřech cyklech přijde čas na zasloužený odpočinek. Pauza trvající 15 – 30 minut nám dá čas na dokončení malých úkolů či myšlenek z našeho poznámkového papíru a můžeme opět pokračovat nanovo.

Výhody

• Lepší time management.
• Člověk zjistí, kolik práce je možné udělat za poměrně krátkou dobu, pokud se na daný úkol doopravdy soustředí.
• Úkol se plní ve snesitelných porcích, ani ne půl hodina není nic nedosažitelného.
• Krátké pracovní úseky a přestávky nás udržují v duševní čilosti.
• Zlepší se a prodlouží koncentrace na jednu činnost.
• Zvýší se motivace pro dokončení úkolu.

Nevýhody

• Pro netrénovaný mozek je náročné soustředit se déle než 15 minut v kuse, proto je metoda pro některé jedince po první vyzkoušení odrazující, tudíž je nutná pevná vůle.
• Nelze tak splnit každý úkol, který by nám přišel na mysl. Některé jsou časově náročnější a není možné dělat si pauzy.
• Ne každý se zvládne odpoutat od okolního rozptýlení.

Kniha Pomodoro technika

V roce 2019 se dočkala kniha The Pomodoro Technique od Francesca Cirilla překladu a vydání v českém jazyce díky nakladatelství Jan Melvil.

• Český název: Pomodoro technika, legendární systém pro plánování času a udržování koncentrace během hluboké práce
• Originální název: The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work, 2018
• Vydání v ČR: Jan Melvil, 2019
• Překladatel: Kateřina Ešnerová
• Počet stran: 184

Recenze knihy

Byl jsem překvapený, jak poměrně nízké hodnocení dostává kniha od českých i zahraničních čtenářů. Myslím, že její myšlenky a jednoduchá pravidla nejsou dostatečně doceněny.

Databazeknih.cz: 73%

GoodReads.com: 3.73 z 5

Praktické využití pomodoro techniky v práci

Pomodoro techniku lze využít v celé řadě pracovních oborů i konkrétních činností.

Velmi často se používá při programování, kdy potřebujeme velkou koncetraci a nemůžeme si dovolit být rušeni. Programátoři i vývojáři dobře vědí, jak důležité je neztratit pozornost (niť) a kolik času by potřebovali, kdyby byli vyrušeni a museli znovu navazovat tam, kde skončili.

Pomodoro techniku využívají i copywriteři. Přestože za 25 minut nenapíšete článek, lze jednotlivé činnosti rozložit. Za 25 minut uděláte dobrou přípravu klíčových slov a uděláte rychlý průzkum konkurenčních článků, odkud se můžete inspirovat. Dalších 25 minut by vám mělo stačit k tomu, abyste finálně odladili napsaný článek pro SEO potřeby.

Vřele doporučuji používat pomodoro techniku při vyřizování e-mailů. Pevně stanovených 25 minut nás donutí k tomu, abychom bez vyrušení co nejrychleji a nejefektivněji odbavili co nejvíce příchozích e-mailů. Nemusíme nutně odpovídat na vše, můžeme e-maily rozřadit do složek a odpovědět jen na některé. Skvělé ale dodržet jedno e-mailové pomodoro dopoledne a jedno pomodoro odpoledne. Vícekrát se k e-mailu nevracet.

25 minutové úseky Pomodoro techniky lze využít i v řídících činostech. Při dohlížení nad plnění úkolů v Asaně (Trellu, Basecampu,…), komentování jednotlivých úkolů a celkové projektové organizaci v týmovém nástroji, se ukazuje jako efektivnější způsob.

Pomodoro techniku doporučuji využívat při jakémkoli brainstormingu. Jedná se o krátký a velmi koncentrovaný úsek času, kdy produkujeme největší množství nápadů. Brainstorming názvu domény, firmy, brandu, hashtagu pro sociální sítě, citátu, motta anebo názvu e-mailového newsletteru.

Další využití najde např. při post-produkci podcastů. Z vlastní zkušenosti mohu říci, že produkci livestreamu na Facebooku přenášíme na podcasty. Proces stažení videa, vyjmutí audia, úprava audia, vložení do podcastového hostingu, přiložení intra a end hudby, vložení textu a finální publikace se ideálně vleze do 25 minutového jednoho pomodora.

Pomodoro technika najde uplatnění i na sociálních sítích. Může nás snadno ochránit před prokrastinací. Vím, že mnoho z nás využívá sociální sítě pro svoji práci. Je obtížné nacházet hranici, kdy se jedná o pracovní využití či jen osobní zevling na socialu. Nastavme si jedno 25 minutové pomodoro na Instagram a snažme se vyřídit úplně vše. Jakmile uplyne čas, už se k této sociální síti během dne (či dopoledne/odpoledne) nevracejme.

Pomodoro technika pro každého

Jak vidíte, technika pomodoro nachází uplatnění u velké spousty činností technických, administrativních i kreativních.

Pokud začínáte pracovat na dálku v rámci home-office či mimo obvyklou kancelář a cítíte, že se obtížně soustředíte na práci a mohli byste být více efektivní, zkuste techniku pomodoro. Jedná se o jednu z nejpoužívanějších metod k efektivnější práci.